O envio direto permite que os varejistas ofereçam uma ampla variedade de produtos sem gastar muito dinheiro em estoque. É um processo eficiente que oferece aos varejistas uma enorme flexibilidade. No entanto, o envio direto também pode complicar a conformidade com os impostos sobre vendas, especialmente agora que os estados têm autoridade para tributar as vendas remotas.
Recapitulação remota do imposto sobre vendas
A Suprema Corte dos Estados Unidos emitiu uma decisão seminal sobre impostos sobre vendas em Dakota do Sul versus Wayfair, Inc. (21 de junho de 2018). Antes da decisão, os estados só podiam exigir que empresas com presença física no estado coletassem e remetessem impostos sobre vendas. Ao anular a regra de presença física, o tribunal autorizou os estados a impor uma taxa de cobrança de impostos sobre vendas a vendedores de fora do estado sem conexão física com o estado.
Embora ter uma presença física em um estado ainda estabeleça um nexo - a conexão entre um vendedor e um estado que permite ao estado exigir que o vendedor colete e remeta impostos sobre vendas - a decisão da Wayfair autoriza os estados a basear a obrigação de cobrança de impostos sobre vendas exclusivamente na atividade econômica de um vendedor remoto no estado, ou nexo econômico.
Mais de 43 estados adotaram o nexo econômico desde a decisão da Wayfair (bem, 43 estados e Washington, D.C.). Na verdade, Flórida e Missouri são os únicos dois estados que têm um imposto geral sobre vendas, mas não têm uma lei ou regra de nexo econômico; não há imposto estadual sobre vendas no Alasca, Delaware, Montana, New Hampshire e Oregon. Consequentemente, as empresas que vendem entre estados estão agora mais propensas do que nunca a ter um nexo em mais de um estado.
As muitas faces do nexo econômico
Basicamente, uma lei de nexo econômico exige que um vendedor remoto que realiza uma certa quantidade de negócios em um estado se registre na autoridade fiscal estadual e cumpra as leis tributárias sobre vendas e uso. Infelizmente, nada é tão simples com o imposto sobre vendas.
Cada lei estadual de nexo econômico é única, e em nenhum lugar isso é mais óbvio do que no limite do nexo econômico de cada estado — a quantidade de vendas e/ou transações em um estado que aciona uma obrigação remota de cobrança de impostos sobre vendas.
Por exemplo, um vendedor remoto deve ter mais de $500.000 em vendas no varejo de bens pessoais tangíveis (TPP) entregues na Califórnia no ano civil atual ou anterior para estabelecer um nexo econômico com a Califórnia. Em Nova York, o limite do nexo econômico é de mais de $500.000 em vendas brutas de TPP entregues ao estado e mais de 100 transações separadas nos quatro trimestres fiscais anteriores. No entanto, na Dakota do Sul, o limite é de mais de $100.000 em vendas ou pelo menos 200 transações de TPP, produtos ou serviços entregues eletronicamente (incluindo todas as vendas isentas) no estado no ano civil atual ou anterior.
Em alguns estados, um vendedor remoto que faz apenas vendas isentas pode estabelecer um nexo econômico. Entender como o envio direto afeta a conformidade fiscal sobre vendas é, portanto, agora mais desafiador — e essencial — do que nunca.
Frete direto e imposto sobre vendas
O envio direto normalmente envolve três etapas:
1. O varejista recebe um pedido do cliente
2. O varejista faz o pedido com um atacadista ou fabricante (o fornecedor)
3. O fornecedor entrega o produto ao cliente (ou contrata terceiros para entregá-lo)
O imposto sobre vendas ou uso deve ser coletado e remetido em algum lugar ao longo dessa linha. Um certificado de revenda ou isenção também deve ser coletado, pois o imposto sobre vendas não é coletado em cada etapa.
Quem é responsável por coletar e remeter o imposto sobre vendas depende do nexus.
O vendedor tem um nexo
Um vendedor que tenha um nexo no estado em que as mercadorias são entregues deve cobrar o imposto sobre vendas do cliente. Isso é verdade mesmo que o varejista use o envio direto e não envie o produto para o próprio cliente.
Conforme mencionado acima, é mais provável que os vendedores tenham um nexo em vários estados no mundo pós-Wayfair. Na verdade, fazer apenas 200 transações no estado em um ano proporcionará a um vendedor remoto um nexo econômico em Arkansas, Geórgia, Illinois, Indiana, Iowa, Kentucky, Maine, Maryland, Michigan, Nebraska, Nevada, Nova Jersey, Carolina do Norte, Ohio, Rhode Island, Dakota do Sul, Utah, Virgínia, Virgínia Ocidental, Wisconsin, Wyoming e Washington, D.C.
O fornecedor tem um nexo
Se o vendedor não tiver um nexo no estado em que as mercadorias são entregues, mas o fornecedor tem, talvez seja necessário que o fornecedor colete o imposto sobre vendas do cliente. Alguns estados, incluindo Califórnia e Texas, normalmente responsabilizam um remetente terceirizado com nexo pelo imposto sobre vendas se o varejista não tiver vínculo com o estado.
No entanto, a maioria dos estados não considera a transação entre um varejista e um fornecedor tributável. Assim, em vez de cobrar o imposto sobre vendas do cliente, o fornecedor deve coletar um certificado de isenção ou revenda do varejista.
Agora que o nexo pode ser estabelecido apenas pela atividade econômica, é cada vez mais provável que os fornecedores tenham um nexo com estados onde não têm presença física. É essencial que os fornecedores saibam onde eles têm um nexo e se registrem nesses estados; os estados acompanharão a cadeia de suprimentos durante uma auditoria e buscarão provas de que cada venda isenta é válida.
Nem o vendedor nem o fornecedor têm nexo
Caso nem o vendedor nem o fornecedor tenham vínculo no estado em que a venda ocorre, o cliente é responsável por remeter o imposto de uso do consumidor diretamente à autoridade fiscal estadual.
No entanto, não ter um nexo em um estado não garante que você esteja totalmente livre do imposto sobre vendas e uso nesse estado. Vários estados exigem que certos vendedores que não cobram ou facilitadores do mercado (por exemplo, Amazon, eBay, Etsy) cumpram os seguintes requisitos de notificação fiscal e relatórios de uso:
- Notifique o cliente sobre sua obrigação de declarar e pagar o imposto de uso se o imposto sobre vendas não tiver sido cobrado
- Forneça um resumo anual da compra aos clientes
- Envie um relatório anual de informações do cliente para a autoridade fiscal estadual
Nessa situação, os clientes são lembrados de que devem impostos sobre o uso e recebem informações para ajudá-los a remeter o valor adequado, e os estados recebem informações para facilitar a conformidade fiscal de uso. Estados com vendedores que não cobram impostos usam requisitos de declaração de impostos incluem Colorado, Oklahoma e Vermont.
A maneira mais eficaz de qualquer empresa, vendedor ou fornecedor gerenciar as vendas e usar a conformidade fiscal é automatizá-la.
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